最近RPAという言葉はよく聞いたりするけど
「RPAで会計事務所の業務の何が効率化できるの？」
と疑問を持っている方もいらっしゃるかと思います
そこで今回は
RPAの活用で業務を効率化したいと考えている
会計事務所・経理部門の方向けに
RPAで出来ることを事例を注意点と併せてご紹介させていただきます
導入するかどうかの判断材料になれば幸いです。
RPAで出来ること
RPAは簡単なイメージで言うと
「面倒な業務を、ロボットが代わりにやってくれる！」
というものになります
会計事務所や経理の部門では
毎月（毎年）定期的に発生する業務が多くありますよね
・お客さんから届いた領収書などの入力
・毎月請求書を作成し間違いがないか照合・発送する。
・社内の交通費精算が、適切な駅から駅の金額になっているかチェックする。
などなど、沢山のルーティンワークがあるかと思います
これらの繰り返し業務をロボットに教え
そして教えたとおりに作業してもらうというのがRPAです。
RPAで出来ることは
「定期的に発生する業務(ルーティンワーク)の自動化」
です。
逆に出来ないことは
「その時々で状況が異なり、複雑な判断を要する業務」
「クリエイティブさが求められる業務」
の様な業務になります
このRPAに出来ることと出来ない事って
会計事務所の方が
「やりたいと思っているけど、既存の業務が忙しくて出来ない」
という悩みを解決できそうではありませんか？
RPAの適用例
次に会計事務所や経理の現場で利用されている
RPA適用例を3つご紹介致します。
RPAの適用範囲は広いです。
そのため、例と完全に同じでなくても
似た内容なら自動化できる可能性は高いです。
ぜひ「こんな内容に使えるかも！」
とイメージしながら見ていていただけたらと思います
「記帳代行の業務」を自動化
お客さんから現金出納帳と通帳のデータが届いたケースを考えます。
送られてきたデータを入力し領収書と突合を行う
すべて人力で行うと、なかなか大変な業務です
こちらの自動化例を見ていきます。
・お客さんからデータが届く
・届いたファイルを、各月の現金出納帳・通帳のフォルダに整理する
・整理した内容を元に、画像データは文字認識ソフトでデータ化する
・データを会計ソフトに入力する
・エラーが発生した場合については、別途記録を残す
・担当者に、一連の報告をメール。
届いた報告を元に、担当者はエラーの修正と
実際の入力が正しいかどうかのチェックを行います
「請求書の照合」を自動化
どの企業様でも、毎月多くの請求書が届くと思います。
届いた請求書と社内の購入データとを
照合する必要があります。
こちらの自動化例を見ていきます。
・取引先から請求書が届く。
・請求書の内容を文字認識ソフトでデータ化し整理する。
・社内で管理している購入データをシステムから引用。
・送られてきた請求書のデータと、社内購入データを照合する。
・照合結果が一致の場合、一致した旨を担当へ連絡。
・照合結果が不一致の場合、ずれている明細および内容を担当へ連絡。
各担当者は、送られてきたデータを確認し最終的な判断を行います
「交通費精算のチェック」を自動化
社員から交通費の精算申請が届いた場合
適切な移動経路かチェックする必要があります。
こちらの自動化例を見ていきます。
・交通費の精算申請をデータで受け取る。
・申請データから出発地点、到着地点を抽出。
・事前に設定した、移動経路の検索アプリを起動。
・出発地点、到着地点を入力。
・適切な移動経路をアプリから入手する。
・アプリからの内容と、申請内容を照合する。
・照合結果が一致の場合、申請額の精算処理へ移る。
・照合結果が不一致の場合、ずれている内容を担当へ連絡。
担当者は届いた情報を確認し、間違い等がある場合は修正を行います
RPAの注意点
注意点ですが
RPAは何でも出来る万能な機能ではありません。
「定期的に発生する業務」の自動化は出来ますが
複雑な判断を要する業務は自動化出来ません。
また使用するRPAツールと社内システムの相性もあります。
相性が悪いと上手く設定しないと動作しないという場合もあります。
まとめ
RPAで出来るのは
「定期的に発生する業務(ルーティンワーク)の自動化」でした。
万能ではありませんが
会計事務所や経理の幅広い業務を効率化出来ます。
もっと実用例を知りたい方
実際に活用してみたいという方は是非ご連絡下さい。
連絡先はこちらです
どうぞよろしくお願いいたします。
